az Önkormányzat által civil és sport szervezetek támogatása tárgyában kiírt pályázatokkal kapcsolatos adminisztráció (képviselő-testületi előterjesztések elkészítése, pályáztatás lebonyolítása, támogatási szerződések elkészítése);
titkársági feladatok ellátása a Jegyző, Aljegyző tekintetében, valamint munkájuk segítése a következők szerint:
a jegyzői programok, fogadóórák előkészítése, koordinálása,
vezetői értekezletekről és egyéb megbeszélésekről emlékeztető készítése, az ott született döntések végrehajtásában, az elmaradt feladatok visszaellenőrzésében való közreműködés,
az irodát érintő reprezentációs költségek elszámolása, Pénzügyi és Adó Iroda részére dokumentálása.
a „Kertváros” Önkormányzati Társulás és a Fővárosi Agglomeráció Önkormányzati Társulás munkájával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása (meghívók elkészítése, postázása, jegyzőkönyvvezetés, jegyzőkönyvek továbbítása, döntések nyilvántartása);
menetrendi egyeztetések koordinálása a tömegközlekedést biztosító szolgáltatóval;
bizottsági és képviselő-testületi anyagokkal kapcsolatban:
külön szabályzat szerint az ülések meghívóinak és anyagainak előkészítése, továbbítása,
szükség esetén társadalmi egyeztetés a rendelettervezeteket illetően,
az ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, továbbítása,
külön szabályzat szerint a döntések továbbítsa az előterjesztő irodavezetőnek, nyilvántartás vezetése a rendeletekről, határozatokról, azok végrehajtásáról,
rendeletek és szabályzatok, utasítások nyilvántartása, közzététele, aktualizálása, a rendeletek egységes szerkezetbe foglalása a honlapon, a hivatali szerveren és a nemzeti jogszabálytárban,
igény szerint a települési nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületi ülésein, közmeghallgatásain felmerülő jegyzőkönyvvezetői feladatok ellátása, részvétel a Jegyző képviseletében ezen üléseken, az elkészült jegyzőkönyvek továbbítása a Kormányhivatal felé;
hivatali személyi használatú személygépjárművel kapcsolatos ügyvitel biztosítása;
ügyviteli és ügykezelési feladatokkal kapcsolatban a mindenkor hatályos Egyedi Iratkezelési szabályzat alapján:
beérkező küldemények felbontása, ellenőrzése, valamint a pénz, illetékbélyeg és értékek kezelése,
beérkező küldemények, beadványok, Hivatali kapun keresztül küldött elektronikus dokumentumok érkeztetése,
közérdekű bejelentések, kérelmek, panaszok, közszolgáltatási problémák kivizsgálásra történő továbbítása, megválaszolása,
napi ügyfélforgalom lebonyolításának szervezése, telefonos információszolgáltatás.
Humánpolitikai feladatok ellátása, különösen:
a Képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása, az önkormányzati intézményvezetői pályázatok pályázati kiírásának, a pályázati eljárás lefolytatásának kivételével,
a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása,
a feladatok ellátásával összefüggő döntések előkészítése, képviselő-testületi előterjesztések készítése, a döntések végrehajtása,
közfoglalkoztatási pályázatok, kérelmek előkészítése, szerződéskötés, a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó elszámolások elkészítése.
Katasztrófavédelmi, honvédelmi feladatok ellátása, ennek körében:
a katasztrófavédelemről szóló, valamint a hozzá kapcsolódó jogszabályokban foglalt, a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt feladatok teljes körű ellátása,
a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe utalt, honvédelemmel és a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekkel kapcsolatos jogszabályokban foglalt feladatok teljes körű ellátása.
a Polgármester feladat- és hatáskörébe utalt ár- és belvíz-védekezési, vízkár-elhárítási feladatok teljeskörű ellátása.
a Hivatal gondnoksági feladatainak ellátása, különösen:
irodaszerek, nyomtatványok beszerzése,
tárgyieszköz-leltár vezetése,
kiadott anyagok, eszközök, munkaruha és szakkönyvek nyilvántartásának vezetése,
tűzvédelmi és munkavédelmi oktatások megszervezése, nyilvántartása,
a hivatali gépjármű munkavégzésének szervezése, irányítása, annak vezetése, üzemanyag elszámolás, menetlevéllel kapcsolatos adminisztráció ellátása,
kapcsolattartás az irodai eszközök karbantartását végző szervezetekkel és a közmű, valamint mobiltelefon szolgáltatókkal,
hivatali épület fellobogózásával kapcsolatos feladatok elvégzése,
a vagyonbiztosítással, gépjármű biztosítással kapcsolatos feladatok ellátása,
Gyál Élet Program termékeinek raktározása, átadás-átvétel dokumentálása, készletgazdálkodás.
A Polgármesteri Kabinet által megrendelt termékek beszerzéséről, valamint azok felhasználásáról készült dokumentumok továbbítása a Pénzügyi és Adó Iroda felé.
a Hivatal informatikai feladatainak ellátása, ennek körében:
a hálózati üzemeltetéssel, szerverek és munkaállomások üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
alkalmazások használatával kapcsolatos feladatok ellátása a vonatkozó dokumentumokban foglaltaknak megfelelően
adatvédelemmel kapcsolatos teendők ellátása,
szervezeti integritással kapcsolatos feladatok ellátása az Önkormányzat és a Hivatal vonatkozásában,
az Integrált Jogalkotási Rendszerrel kapcsolatos hivatali szintű feladatokat ellátása.
Ellátja az ASP rendszer mindennapi használatából eredő – Gyál jegyzője által kiadott mindenkor hatályos adatvédelmi és adatkezelési szabályzatban részletezett – feladatokat.
Ügyfélszolgálat működtetése
közjegyzői és bírósági hirdetmények kifüggesztése és záradékolása,
termőföld elővásárlási jogról hirdetmények közzététele és záradékolása,
közérdekű bejelentések, kérelmek, panaszok, közszolgáltatási problémák kivizsgálásra történő továbbítása, megválaszolása
Humánpolitikai feladatok körében
a Képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása, az önkormányzati intézményvezetői pályázatok pályázati kiírásának, a pályázati eljárás lefolytatásának kivételével,
a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása,
a feladatok ellátásával összefüggő döntések előkészítése, képviselő-testületi előterjesztések készítése, a döntések végrehajtása,
közfoglalkoztatási pályázatok, kérelmek előkészítése, szerződéskötés, a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó elszámolások elkészítése.
Katasztrófavédelmi, honvédelmi feladatok körében
a katasztrófavédelemről szóló, valamint a hozzá kapcsolódó jogszabályokban foglalt, a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt feladatok teljes körű ellátása,
a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt, honvédelemmel és a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekkel kapcsolatos jogszabályokban foglalt feladatok teljes körű ellátása
a polgármester feladat- és hatáskörébe utalt ár- és belvízvédekezési, vízkár-elhárítási feladatok teljes körű ellátása.
Gondnoksági feladatának körében
irodaszerek, nyomtatványok beszerzése,
tárgyieszköz-leltár vezetése,
kiadott anyagok, eszközök, munkaruha és szakkönyvek nyilvántartásának vezetése,
tűzvédelmi és munkavédelmi oktatások megszervezése, nyilvántartása,
a hivatali gépjármű munkavégzésének szervezése, irányítása, annak vezetése, üzemanyag elszámolás, menetlevéllel kapcsolatos adminisztráció ellátása,
kapcsolattartás az irodai eszközök karbantartását végző szervezetekkel és a közmű, valamint mobiltelefon szolgáltatókkal,
a vagyonbiztosítással, gépjármű biztosítással kapcsolatos feladatok ellátása.
Informatikai feladatának körében:
a Polgármesteri Hivatal informatikai feladatainak ellátása, a hálózati üzemeltetéssel, szerverek és munkaállomások üzemeltetésével, alkalmazások használatával kapcsolatos feladatok ellátása a vonatkozó dokumentumokban foglaltaknak megfelelően.
