• az Önkormányzat által civil és sport szervezetek támogatása valamint a „Tiszta udvar rendes ház” tárgyában kiírt pályázatokkal kapcsolatos adminisztráció (képviselő-testületi előterjesztések elkészítése, pályáztatás lebonyolítása, támogatási szerződések elkészítése);

• titkársági feladatok ellátása a Jegyző, Aljegyző tekintetében, valamint munkájuk segítése a következők szerint:

♦ a jegyzői programok, fogadóórák előkészítése, koordinálása,

♦ vezetői értekezletekről és egyéb megbeszélésekről emlékeztető készítése, az ott született döntések végrehajtásában, az elmaradt feladatok visszaellenőrzésében való közreműködés,

♦ az irodát érintő reprezentációs költségek elszámolása, Pénzügyi és Adó Iroda részére dokumentálása.

• a „Kertváros” Önkormányzati Társulás és a Fővárosi Agglomeráció Önkormányzati Társulás munkájával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása (meghívók elkészítése, postázása, jegyzőkönyvvezetés, jegyzőkönyvek továbbítása, döntések nyilvántartása);

• a Gyáli Román nemzetiségi önkormányzat munkájával kapcsolatos szervezési feladatok ellátása (meghívók elkészítése, postázása, jegyzőkönyvvezetés, jegyzőkönyvek továbbítása, döntések nyilvántartása);

• bizottsági és képviselő-testületi anyagokkal kapcsolatban:

♦ külön szabályzat szerint az ülések meghívóinak és anyagainak előkészítése, továbbítása,

♦ szükség esetén társadalmi egyeztetés a rendelettervezeteket illetően,

♦ az ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, továbbítása,

♦ külön szabályzat szerint a döntések továbbítása az előterjesztő irodavezetőnek, nyilvántartás vezetése a rendeletekről, határozatokról, azok végrehajtásáról,

• rendeletek és szabályzatok, utasítások nyilvántartása, közzététele, aktualizálása,

• igény szerint a települési nemzetiségi önkormányzat képviselő-testületi ülésein, közmeghallgatásain felmerülő jegyzőkönyvvezetői feladatok ellátása, részvétel a Jegyző képviseletében ezen üléseken, az elkészült jegyzőkönyvek továbbítása a Kormányhivatal felé;

• hivatali gépjármű munkavégzésének szervezése, irányítása, annak vezetése, üzemanyag elszámolás, menetlevéllel kapcsolatos adminisztráció ellátása használatú személygépjárművel kapcsolatos ügyvitel biztosítása;

• ügyviteli és ügykezelési feladatokkal kapcsolatban a mindenkor hatályos Egyedi Iratkezelési szabályzat alapján:

♦ beérkező küldemények felbontása, ellenőrzése, valamint a pénz, illetékbélyeg és értékek kezelése,

♦ beérkező küldemények, beadványok, Hivatali kapun keresztül küldött elektronikus dokumentumok érkeztetése,

♦ szignálás, főszámos iktatás végzése, kezelési feljegyzések készítése,

♦ beérkező küldemények átadása ügyintézőkhöz,

♦ ügyiratok szerelése, csatolása, mutatózás,

♦ határidők nyilvántartása,

♦ előadói ív kitöltése,

♦ kiadmányozás szabályai betartásának felügyeletében való közreműködés,

♦ ügyiratok belső és külső továbbítása, visszaérkezett küldemények kezelése,

♦ ügyiratok irattári kezelése, kiadása,

♦ az iratok korszerű tárolásának biztosítása,

♦ ügyiratok selejtezése, levéltárnak átadása,

♦ ügyiratforgalmi és hatósági adatszolgáltatás,

♦ a kimenő levelek postakönyvben való nyilvántartása, továbbítása,

♦ titkos ügyiratok kezelése,

♦ az iratkezelés felügyeletében való közreműködés.

• Minőségirányítással kapcsolatos feladatok ellátása.

Ügyfélszolgálat működtetése, ennek körében:

• közjegyzői és bírósági hirdetmények kifüggesztése és záradékolása,
• termőföld elővásárlási jogról hirdetmények közzététele és záradékolása,
• lakossági információszolgáltatás, hirdetmények kifüggesztése,
• közérdekű bejelentések, kérelmek, panaszok, közszolgáltatási problémák kivizsgálásra történő továbbítása, megválaszolása,
• napi ügyfélforgalom lebonyolításának szervezése, telefonos információszolgáltatás.

Humánpolitikai feladatok ellátása, különösen:

• a Képviselő-testület feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása, az önkormányzati intézményvezetői pályázatok pályázati kiírásának, a pályázati eljárás lefolytatásának kivételével,

• a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó humánpolitikai feladatok teljes körű ellátása,

• a feladatok ellátásával összefüggő döntések előkészítése, képviselő-testületi előterjesztések készítése, a döntések végrehajtása,

• közfoglalkoztatási pályázatok, kérelmek előkészítése, szerződéskötés, a közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó elszámolások elkészítése.

Katasztrófavédelmi, honvédelmi feladatok ellátása, ennek körében:

• a katasztrófavédelemről szóló, valamint a hozzá kapcsolódó jogszabályokban foglalt, a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe utalt feladatok teljes körű ellátása,

• a Polgármester és a Jegyző feladat- és hatáskörébe utalt, honvédelemmel és a különleges jogrendben bevezethető intézkedésekkel kapcsolatos jogszabályokban foglalt feladatok teljes körű ellátása.

• a Polgármester feladat- és hatáskörébe utalt ár- és belvíz-védekezési, vízkár-elhárítási feladatok teljes körű ellátása.

A Hivatal gondnoksági feladatainak ellátása, különösen:

• irodaszerek, nyomtatványok beszerzése,

• kiadott anyagok, eszközök, munkaruha és szakkönyvek nyilvántartásának vezetése,

• tűzvédelmi és munkavédelmi oktatások megszervezése, nyilvántartása,

• kapcsolattartás az irodai eszközök karbantartását végző szervezetekkel és a közmű, valamint mobiltelefon szolgáltatókkal,

• a vagyonbiztosítással, gépjármű biztosítással kapcsolatos feladatok ellátása,

• Gyáli Élet Program termékeinek raktározása, átadás-átvétel dokumentálása, készletgazdálkodás. 

A Hivatal informatikai feladatainak ellátása, ennek körében:

• a hálózati üzemeltetéssel, szerverek és munkaállomások üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátása,
• alkalmazások használatával kapcsolatos feladatok ellátása a vonatkozó dokumentumokban foglaltaknak megfelelően